Einarbeitung im Sanitätshaus:
So viel kostet Sie jeder
neue Mitarbeiter wirklich
von Julien Kensicki
Co‒Gründer, ehemaliger Recruiter und Ausbilder
Wenn Sie denken, Einarbeitung ist einfach „ein paar Wochen mitlaufen lassen“, dann zahlen Sie Monat für Monat drauf – ohne es zu merken.
Hier ist die Wahrheit:
Einarbeitung im Sanitätshaus ist eine der größten versteckten Kostenstellen,
die kaum jemand sauber kalkuliert.
Viele Unternehmen ahnen zwar, dass Einarbeitung Zeit und Ressourcen kostet.
Aber sie unterschätzen drastisch, wie hoch der tatsächliche wirtschaftliche Verlust über Wochen und Monate hinweg ausfällt.
Wenn Sie diesen Fehler weiter ignorieren, wird es teuer.
Lassen Sie uns die echten Zahlen aufdecken.
Warum Einarbeitung bei Ihnen
(fast sicher) zu teuer ist
Jede neue Kraft kostet ab Tag 1:
- Vollständiges Gehalt,
- plus Arbeitgeberanteile,
- plus Zeit von Fachkräften, die produktiv sein könnten – es aber nicht sind.
Und während diese Kosten laufen, kommt von neuen Mitarbeitenden anfangs fast kein Umsatz.
Sie zahlen für eine Leistung, die noch gar nicht existiert.
Das ist ein fundamentaler Denkfehler, den viele Betriebe machen:
Man betrachtet Einarbeitung als Nebensache – dabei ist sie in Wahrheit ein massiver Investitionsposten.
Nur: Die meisten Sanitätshäuser haben ihn weder richtig beziffert noch steuern sie ihn bewusst.
Das Problem:
Fast niemand rechnet sauber nach.
Fast alle unterschätzen die Dauer bis zur vollen Produktivität massiv.
Und in genau dieser blinden Zeit entsteht Monat für Monat ein enormer wirtschaftlicher Schaden.
Zwei Wissenslücken, die Sie Geld kosten.
Neue Mitarbeitende brauchen im Sanitätshaus zwei Dinge:
Fehlt eines davon, können sie keine vollständige Versorgung abwickeln.
Sie sind auf Rückfragen angewiesen, benötigen Unterstützung – oder machen Fehler, die am Ende Zeit und Geld kosten.
Arbeitsleistung:
= Fachwissen x Prozesswissen x Umsetzung
Das bedeutet: Beide Wissensbereiche sind Multiplikatoren.
Ist einer der beiden bei null, bleibt auch die Gesamtleistung null.
Ein Mitarbeiter, der das Produkt kennt, aber die Rezepte nicht bearbeiten kann, wird keine Versorgung abschließen.
Ein Mitarbeiter, der zwar Prozesse kennt, aber die Produkte nicht versteht, kann Kunden nicht kompetent beraten.
Das Ergebnis: Umsatz bleibt aus – trotz bezahltem Gehalt.
Und genau diese unsichtbare Blockade kostet jedes Sanitätshaus bares Geld
– Monat für Monat.
Wie Sie Einarbeitungskosten richtig
(und einfach) berechnen
In den meisten Sanitätshäusern wird zwar anerkannt, dass neue Mitarbeitende Zeit brauchen, um produktiv zu werden.
Doch kaum jemand nimmt sich die Zeit, die Einarbeitungskosten konkret zu beziffern.
Nach dem Verständnis aus dem letzten Abschnitt wissen wir:
Arbeitsleistung entsteht nur, wenn Fachwissen und Ablaufwissen vollständig vorhanden sind.
Bis dahin ist jede Gehaltszahlung anteilig Investition in die künftige Leistungsfähigkeit – nicht Bezahlung von echter Leistung.
Deshalb stellt sich eine zentrale Frage:
Wie viel Prozent des Gehalts decken bereits echte Produktivität ab?
Und wie hoch ist der Anteil, der als reine Einarbeitungskosten verbucht werden muss?
Die Antwort ist überraschend einfach.
Der Grundsatz: Leistung = Umsatz
In einem Sanitätshaus erwirtschaftet eine eingearbeitete Fachkraft im Schnitt etwa 20.000 € Monatsumsatz.
Dafür erhält sie beispielsweise ein Bruttogehalt von 2.500 €.
Da sie 100 % der erwarteten Arbeitsleistung erbringt, wird das gesamte Gehalt als Leistungsgehalt betrachtet.
Wenn ein neuer Mitarbeiter diese Leistung noch nicht erreicht, bedeutet das:
- Der Teil des Gehalts, der dem fehlenden Umsatzanteil entspricht, ist kein Leistungslohn,
- sondern Einarbeitungsaufwand – ein reines Invest in die zukünftige Produktivität.
Je geringer die Umsatzleistung, desto höher die tatsächlichen Einarbeitungs‒kosten.
In 5 Schritten
Einarbeitungskosten für
eine Position berechnen
Schritt 1
Vergleichen Sie den tatsächlichen Monatsumsatz des neuen Mitarbeiters mit dem Zielumsatz.
- Gehalt Mitarbeiter: 2.500 + Arbeitgeberanteil (21%) = 3.025€
- Umsatz einer Fachkraft: 20.000€/monatlich
- Umsatz neuer Mitarbeiter: 3.000€/ im ersten Monat
- Differenz: - 17.000€/Monat
Schritt 2
Ermitteln Sie den prozentualen Anteil der erreichten Leistung.
- Rechnung: 3.000/20.000
- = 15% Zielerreichung
Schritt 3
Weisen Sie diesen Prozentsatz dem Gehalt als "Leistungsgehalt" zu.
- Rechnung: Gehalt (3.025€) x Prozentuale Zielerreichung Umsatz (15%)
- Leistungsgehalt = 453,75€/Monat
Schritt 4
Der verbleibende Gehaltsanteil sind reine Einarbeitungskosten - als Invest in die zukünftige 100% Leistung.
- Rechnung: Gehalt (3.025€) x Prozentualer Gap (100-15%= 85% Differenz)
- Einarbeitungskosten = 2571,25€/Monat
Schritt 5
Einarbeitungkosten Monat 1 sind 2571,25€
- ohne zusätzliche Schulungskosten von Fachkräften.
Sie diese Berechnung für jeden Monat durch innerhalb der ersten 6 Monate. Sollte der Zielumsatz bspw. erst im 8 Monat erzielt werden, dann müssen diese Monate ebenfalls hinzugerechnet werden
Was dies nun für Sie bedeutet
Der neue Mitarbeiter kostet das Sanitätshaus mehrere tausend Euro an reinen Investitionskosten, bevor er seine volle Arbeitsleistung erreicht.
Dieses Geld wird jeden Monat gezahlt – unabhängig davon, ob der Mitarbeiter tatsächlich produktiv ist oder nicht:
Je langsamer der Umsatzaufbau, desto höher die Einarbeitungskosten.
Und das ist nur die Basiskalkulation.
Weitere Effekte wie gebundene Ressourcen erfahrener Fachkräfte und entgangener Deckungsbeitrag werden hier noch nicht einmal berücksichtigt.
Zusammengefasst:
Wer die prozentuale Leistungslücke zwischen Ziel und Ist nicht kennt und nicht gezielt steuert, zahlt Monat für Monat drauf – leise, aber spürbar.
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